Arriendos (administración)
Firmas electrónicas de contratos y documentos
Domu tiene dos sistemas de firma integrados: Sobre (el más completo, con múltiples firmantes y certificado de auditoría) y Firma simple (flujo rápido de un solo documento y firmante).
La firma electrónica está disponible según el plan de tu organización. Si el botón aparece deshabilitado, ve a Configuración → Facturación para verificar.
Sistema de Sobres (recomendado)
Un sobre agrupa un documento con uno o varios firmantes. Es el flujo principal para contratos de arriendo, codeudores, actas y paz y salvos.
Crear un sobre
- Ve a Firmas en el menú principal, haz clic en Nuevo sobre.
- El asistente tiene 4 pasos:
Paso 1 – Documento
- Elige Negocio: el sobre siempre va asociado a un negocio del pipeline.
- Elige cómo cargar el documento:
- Plantilla: selecciona una plantilla de documento configurada en tu organización; Domu renderiza el contenido con los datos del negocio.
- PDF subido: sube un PDF ya redactado desde tu computador.
- Asigna un Nombre al sobre (aparecerá en el correo al firmante).
- Elige el Modo de firma: Secuencial (un firmante a la vez, en orden) o Paralelo (todos firman simultáneamente).
- Opciones adicionales de verificación (opcionales): Selfie, Documento de identidad, OTP por email, Video selfie.
Paso 2 – Firmantes
- Agrega uno o más firmantes con nombre, email y rol (Firmante o Con copia).
- En modo Secuencial, asigna el orden de firma a cada persona.
Paso 3 – Campos
- Ubica los campos de firma, fecha, texto e identificación sobre el documento.
- Asigna cada campo al firmante correspondiente.
Paso 4 – Revisar y enviar
- Revisa el resumen y haz clic en Enviar.
Qué recibe el firmante
Domu envía un correo electrónico al firmante con el enlace para firmar. La URL es pública (no requiere cuenta en Domu) y tiene el formato /envelope/[token].
Al abrir el enlace, el firmante ve:
- El documento (renderizado desde plantilla HTML o el PDF subido).
- Los campos que debe completar (firma, fecha, campos de texto).
- Si el sobre requiere OTP por email: un botón para solicitar el código y un campo para ingresarlo antes de poder firmar.
- Si requiere selfie o documento de identidad: controles para tomar la foto en el navegador.
El firmante puede rechazar el documento indicando el motivo; en ese caso el sobre queda en estado Rechazado y te llega una notificación inmediata.
Firma secuencial
En modo secuencial, cuando el primer firmante completa su firma, Domu notifica automáticamente al siguiente en el orden definido. No necesitas hacer nada manualmente.
Cuando todos firman
Al completarse todas las firmas:
- El sobre pasa a estado Completado.
- Domu genera un certificado de auditoría con los datos de cada firma: nombre, email, IP, timestamp, hash del documento y (si aplica) evidencia de selfie/documento/OTP.
- El certificado se sella con un timestamp RFC 3161 (sellado de tiempo confiable).
- Se genera un PDF firmado que incluye el documento y el certificado de auditoría al final.
- Ese PDF se envía por email a todos los firmantes y a ti como creador del sobre.
El PDF firmado también lo puedes descargar desde Firmas → [sobre] → Descargar PDF.
Reenviar notificación
Si un firmante no recibió el correo, en el detalle del sobre haz clic en Reenviar junto al nombre del firmante.
Cancelar un sobre
Desde el detalle del sobre, usa la opción Cancelar. Un sobre completado no puede cancelarse.
Estados de un sobre
| Estado | Significado |
|---|---|
| En progreso | Esperando una o más firmas |
| Completado | Todos firmaron; PDF y certificado disponibles |
| Rechazado | Al menos un firmante rechazó |
| Cancelado | Cancelado por la inmobiliaria |
| Expirado | Venció el plazo de 30 días sin completarse |
Firma simple (flujo rápido)
La firma simple es un flujo de un solo paso para enviar un documento a un único firmante, sin gestión de campos sobre el documento.
- Desde el detalle de un negocio en el pipeline, usa la opción de enviar documento a firma.
- Elige la plantilla y completa nombre y email del firmante.
- El firmante recibe el correo, abre el enlace en
/sign/[token]y firma con su trazo. - Al firmar, recibes una notificación en Domu.
La firma simple no genera certificado de auditoría con hash ni sellado de tiempo. Para contratos formales usa los Sobres.
Documentos que se pueden firmar
Puedes crear sobres para cualquier documento vinculado a un negocio:
- Contratos de arriendo y promesas de compraventa.
- Documentos de codeudores.
- Actas de entrega y paz y salvos (disponibles en Arriendos → Actas y Arriendos → Paz y salvos).
- Cualquier otro documento generado desde una plantilla configurada en tu organización.
Validez jurídica
Domu utiliza el estándar RFC 3161 para el sellado de tiempo de los certificados. El PDF resultante incluye:
- Hash SHA-256 del documento original.
- Dirección IP y timestamp de cada firma.
- Evidencia fotográfica o de identidad si se configuró.
- Token TSA (Autoridad de Sellado de Tiempo) integrado en el certificado.
El sellado de tiempo es un indicador técnico de integridad; la validez legal de la firma electrónica en Colombia se rige por la Ley 527 de 1999 y sus decretos reglamentarios. Consulta con tu asesor jurídico para casos que lo requieran.